כתיבה לפי מצבים

צירוף קבצים ומסמכים

ההרגשה

טכנית
חשש שייתקע, שיחזיר שגיאה, שמשהו לא יסתדר
מקווים שהמסמך שהם מעלים הוא המסמך הנכון

המצב

משתמשים צריכים להעלות מסמך או קובץ.

האתגר שלנו

מצד אחד

להציג פעולה קלה ופשוטה

מצד שני

לתת את כל המידע הדרוש להעלאה חלקה ותקינה בפעם הראשונה

מה המשתמשים רוצים לדעת

איזה מסמך בדיוק להעלות
איך להעלות אותו

קווים מנחים לבקשת צירוף של קבצים ומסמכים

מידע שחשוב לתת לפני העלאת קובץ

מתוך כל הנקודות הבאות, נביא את מה שרלוונטי לסיטואציה שלנו.

אם המידע מורכב, אפשר גם בטולטיפ מאחורי שאלה 'איך לצרף קובץ'.

1. איזה מסמך נדרש כאן

כדאי לתת את שם המסמך שהכי יעזור לזהות אותו, ואפשר גם שני שמות אם צריך:

השם הרשמי של המסמך
הכותרת הכתובה בראשו (אם היא שונה)
שמות מקובלים אחרים אם יש, שיעזרו למשתמשים להבין באיזה מסמך מדובר

2. אילו מסמכים יתקבלו

ניתן כל מידע שיעזור לבחור את המסמכים הנכונים וימנע עיכוב בשלב בדיקת המסמכים. מומלץ להתייעץ עם הגורם המקצועי ולברר מה הבלבול הרווח בהקשר של המסמך הזה ומה אפשר להגיד מראש כדי למנוע אותו.

למשל, אם רוצים אישורים להוצאות רכב, האם צילומי חשבוניות זה מספיק? צריך גם אישור מרואה חשבון? מה נחשב הוצאות רכב?

3. הפורמט

נציין 4-5 פורמטים רווחים ומומלצים.

למשל:

אפשר להעלות קבצים שהסיומת שלהם היא: PDF, jpeg, PNG, TIFF או doc

גם אם המערכת מקבלת את כל הפורמטים, ציון הפורמטים הנפוצים בלבד ייתן ודאות נוספת לרוב המשתמשים שהקובץ שלהם מתאים, וגם למשתמשים שמצלמים בטלפון או סורקים באפליקציות סריקה ורוצים לדעת אם המערכת מקבלת תמונות.