חיזוק האמון

לא לאיים אם עוד לא נתנו לנו סיבה טובה

אין לצאת מנקודת הנחה שהמשתמשים עושים דווקא או מתחמקים בכוונה.

ההודעות הראשונות ייכתבו מנקודת הנחה שהמשתמשים כן מעוניינים לשתף פעולה ורק צריכים מידע ועזרה כדי לעשות את זה.

ננסה לחשוב למה משתמשים נמנעים מלבצע את הפעולה ואיך אפשר לעזור להם לעשות אותה.

כדאי לציין במה הפעולה תועיל להם ותקדם אותם.

אם חייבים, אפשר להזכיר את הסנקציה בהודעות הראשונות, אך באופן מרוכך ובלי איום מפורש שנבצע אותה כלפי המשתמש או המשתמשת.

למשל: כדאי לדעת שאיחור בדיווח עלול להביא לקנסות [החוק באופן כללי]

ולא: אם לא יועבר הדיווח עד XXX אתם עלולים לשאת בקנסות [איום ישיר עליכם ספציפית]

רק אחרי שבאנו בכוונה אמיתית לעזור, מסרנו את כל המידע הדרוש לביצוע ומיצינו דרכים מועילות – אם עדיין לא בוצעה הפעולה נשתמש בשפה מרתיעה.

מה נכתוב בהודעת הרתעה ואיך

נברך את המשתמשים לשלום + שם פרטי.
נכתוב בקור רוח, בישירות ובפשטות. אין להתלהם, להתרגז או להוסיף סימני קריאה.
למרות הנטייה לעבור לשפה משפטית מאיימת כדי להרתיע, דווקא היא עלולה להיות לא ברורה ולערפל את המסר החד. עכשיו הכי חשוב להיות ברורים וחד-משמעיים, לכן נפשט ככל האפשר את השפה המשפטית.
נכתוב במשפטים קצרים וחדים.
נבהיר שאנחנו פועלים על פי חוק + איזה חוק.
נגיד מה אפשר לעשות עכשיו ומה הצעד הבא כדי להימנע מהסנקציה או כדי למזער אותה. זה המקום לצ'קליסט מסודר שיעזור להם למלא את חובתם.
ניתן פרטי התקשרות לשאלות.
ניפרד ב-בברכה.

הינה תבנית לדוגמה שאפשר להתבסס עליה:

שלום + שם פרטי,

בתאריך XX הודענו לך ש...

בתאריך YY חזרנו וביקשנו ש...

עד היום, XX, למרות בקשותינו החוזרות ונשנות, עוד לא עשית/שילמת/פנית...

על פי תקנה XX לחוק YY, מאחר שלא... ניאלץ ל...

מה כדאי לעשות עכשיו?...

לעזרה ולשאלות נוספות אפשר לפנות אלינו כאן: פרטי התקשרות

איך להזהיר בלי לאיים? הינה שתי דוגמאות >